Accès à l’interface de HiPay

Pour déclarer vos bénéficiaires effectifs ou déclarer que vous n’en avez pas, veuillez vous connecter à l’interface de HiPay via le lien que vous avez reçu par e-mail à cet effet.

Cliquez sur  ou pour voir ou masquer les sections.

Vérification des informations déjà fournies

Veuillez vérifier les informations déjà renseignées pour les sections suivantes :

• Société déclarante,

• Représentant légal.

Déclaration des bénéficiaires effectifs

❖   Déclarer ne pas avoir de bénéficiaire effectif

Si votre société n’a pas de bénéficiaire effectif, vous devez le déclarer en cochant la case affichée à cet effet tout en bas de la déclaration, qui stipule :

« Je soussigné(e), VOTRE NOM, déclare qu’au XX/XX/20XX,

aucun bénéficiaire effectif de la SOCIÉTÉ DÉCLARANTE ne détient plus de 25 % des actions ou des droits de vote de la société. En conséquence, il n’y a pas de bénéficiaire effectif à déclarer. »,

et le représentant légal sera considéré comme étant le bénéficiaire effectif.

❖   Déclarer des bénéficiaires effectifs

●       Déclarer le représentant légal comme bénéficiaire effectif

1. Pour ce faire, activez l’option « Est bénéficiaire » située en haut à droite dans l’en-tête de la section « Représentant légal ».

2. Renseignez ensuite les informations manquantes et vérifiez tous les champs en vous assurant que votre pièce d’identité a été validée par nos services. 

Vérifiez également que vous avez bien fourni un justificatif de domicile datant de moins de 3 mois.

3. Déclarez le représentant légal comme bénéficiaire effectif en cliquant sur l’icônesituée en haut à droite dans l’en-tête de la section « Représentant légal ».

●       Déclarer un bénéficiaire effectif

1. Cliquez sur le bouton .
2. Renseignez tous les champs et téléchargez les documents requis, en vous assurant que la pièce d’identité est en cours de validité et que le justificatif de domicile date de moins de 3 mois.
3. Déclarez le bénéficiaire effectif en cliquant sur l’icônesituée en haut à droite dans l’en-tête de la section.

Après avoir cliqué sur l’icône :

• le formulaire bascule en mode « lecture »,

• un encadré vert indique que le bénéficiaire effectif a été créé,

• les pièces justificatives affichent le statut « En attente ».

Soumission de la déclaration des bénéficiaires effectifs

1. Après avoir rempli et sauvegardé toutes les sections de la déclaration, cochez la case située tout en bas de la déclaration qui stipule, en fonction de votre situation actuelle :

« Je soussigné(e), VOTRE NOM, déclare qu’au XX/XX/20XX,

les personnes physiques mentionnées ci-dessus sont les bénéficiaires effectifs de la SOCIÉTÉ DÉCLARANTE. »

OU

« Je soussigné(e), VOTRE NOM, déclare qu’au XX/XX/20XX,

aucun bénéficiaire effectif de la SOCIÉTÉ DÉCLARANTE ne détient plus de 25 % des actions ou des droits de vote de la société. En conséquence, il n’y a pas de bénéficiaire effectif à déclarer. »

En cochant cette case, vous certifiez que les renseignements et les documents fournis sont exacts et complets.

2. Cliquez sur « Sauvegarder ».

Assurez-vous que le message « Votre déclaration a été soumise » est bien affiché en haut de votre déclaration.

Vérification des statuts

La déclaration des bénéficiaires effectifs comprend 3 catégories de statut :

• le statut global de la déclaration,

• le statut de chaque bénéficiaire effectif,

• le statut de chaque document.

La déclaration est valide uniquement si :

• tous les documents pour tous les bénéficiaires effectifs ont été validés,

• tous les bénéficiaires effectifs déclarés sont à jour.

Veuillez noter que tout changement relatif à vos bénéficiaires effectifs doit donner lieu à une mise à jour de votre déclaration.

Si un document est refusé, vous recevrez un e-mail vous en informant.

Vous pouvez en tout temps vérifier ces différents statuts dans l’interface de HiPay.

❖   Statut global de la déclaration

Le statut global est affiché en haut de la déclaration.

• Un encadré vert indique quand la déclaration a été validée.

• Un encadré rouge indique quand la déclaration a été refusée.

Pour savoir pourquoi la déclaration a été refusée, passez votre curseur sur l’icône .

• Un encadré bleu indique quand la déclaration a été modifiée.

❖   Statut d’un bénéficiaire effectif

Chaque bénéficiaire effectif est contrôlé individuellement.

Pour que celui-ci soit valide :

• les informations renseignées doivent être exactes et en adéquation avec les pièces justificatives fournies,

• les pièces justificatives doivent être en cours de validité.

Le statut de chaque bénéficiaire effectif est affiché dans l’en-tête de la section du bénéficiaire effectif concerné après soumission de la déclaration.   

❖   Statut d’un document

Le statut de chaque document est affiché dans l’en-tête de la section du bénéficiaire effectif concerné après soumission de la déclaration.   

Chaque document contrôlé doit être en cours de validité.

Pour savoir pourquoi un document a été refusé, passez votre curseur sur son statut.

Modification de la déclaration

❖   Modifier votre déclaration avant soumission à validation

• Modifier un bénéficiaire effectif

Pour ce faire, cliquez sur l’icône dans l’en-tête de la section du bénéficiaire effectif concerné.

• Supprimer un bénéficiaire effectif

Pour ce faire, cliquez sur l’icône dans l’en-tête de la section du bénéficiaire effectif concerné.

• Ajouter un bénéficiaire effectif

Pour ce faire, cliquez sur le bouton (voir « Déclarer un bénéficiaire effectif »).

❖   Modifier une déclaration validée

Après validation de votre déclaration, il est possible de la modifier comme suit.

1. Cliquez sur l’icône située à côté du statut « Validée ».                                                                           

Une fenêtre contextuelle vous demandera de confirmer le passage en mode « édition », qui invalidera la déclaration actuelle.

Veuillez noter que vous ne pourrez plus faire de retraits jusqu’à nouvelle validation par nos services.

2. Confirmez le passage en mode « édition ».

La déclaration affiche le statut « En cours de modification ».

Il est alors possible de modifier, supprimer ou ajouter un ou plusieurs bénéficiaires effectifs.