Export récurrent

L’export est accessible au-dessus des résultats de recherche en cliquant sur l’icône .

Un droit d’accès spécifique protège ce bouton, qui n’est visible que par les ayants droit. 

Par ailleurs, ce bouton n’est disponible que sur un ordinateur et ne s’affiche pas sur les supports en mobilité (tablette et smartphone).

Au clic sur le bouton Gestion des exports, le menu propose ces quatre choix :

• Exporter,
• Exporter sur mon email,
•   Export récurrent,
• Liste des exports récurrents.

En cliquant sur EXPORT RÉCURRENT, vous accédez à un formulaire d’enregistrement qui vous permettra, de façon régulière, de recevoir un fichier d’export de vos données.  

Cette option n’a pas de limite de taille. 

Le formulaire propose les champs décrits ci-après.

1 - Champ Granularité

Ce champ permet de paramétrer la granularité de l’export : une opération par ligne ou une transaction par ligne.

2 - Champ Périodicité 

Ce champ permet de paramétrer la récurrence.

Il propose les options suivantes en fonction du jour du paramétrage.

• Tous les jours
• Toutes les semaines
• Tous les mois
• Quand un reversement est disponible

Tous les jours :

• L’export a lieu tous les jours à 1 h du matin (heure de l’Europe centrale). 
• Vous devez obligatoirement remplir une date de fin de l’export :
  • Après x occurrences
  • Le jj/mm/aa
  • Jamais

Toutes les semaines :

• L’export a lieu toutes les semaines, le jour du paramétrage de l’export à 1 h du matin.
• Vous devez choisir quel jour de la semaine vous souhaitez que votre export se répète, puis vous devez obligatoirement choisir une date de fin de l’export :
  • Après x occurrences
  • Le jj/mm/aa
  • Jamais

Tous les mois :

• L’export a lieu tous les mois, au jour du paramétrage de l’export à 1 h du matin.
• Vous devez choisir si l’export doit se répéter le 1er jour du mois ou le dernier jour du mois, puis vous devez obligatoirement choisir une date de fin de l’export :
  • Après x occurrences
  • Le jj/mm/aa
  • Jamais

Quand un reversement est disponible :

• L’export a lieu à chaque fois qu’un reversement passe au statut « Notifié ».
• L’export prend en compte l’organisation de vos colonnes, mais pas vos filtres.
• Vous pouvez remplir une date de fin de l’export, mais ce n’est pas obligatoire :
  • Après x occurrences
  • Le jj/mm/aa
  • Jamais

3 - Champ Nom du fichier

Lorsque vous n’avez qu’un compte sélectionné, le champ affiche par défaut le nom du compte, que vous êtes libre de modifier.

Lorsque vous avez plusieurs comptes sélectionnés, le champ affiche par défaut TOUS_LES_COMPTES, que vous êtes libre de modifier.

À l’enregistrement, le nom de votre fichier est préfixé de cette manière :

• nom personnalisé_année-mois-jour_heure:minute

4 - Champ Séparateur du CSV

Le formulaire vous propose deux séparateurs possibles pour le fichier CSV :

• le point-virgule (par défaut),
• la virgule.

Le formulaire est clos par le bouton ENREGISTRER. 

• Ce bouton devient accessible dès que vous choisissez une valeur dans le champ Périodicité.
• Au clic sur le bouton, un premier export a lieu dès l’enregistrement. Ainsi, vous pourrez, en vous rendant dans votre boîte e-mail, vérifier rapidement les données du fichier.

CONSEILS PRATIQUES

Lorsque vous ouvrez vos exports CSV dans Excel, les données peuvent nécessiter un peu de traitement manuel.

Voici comment vous simplifier la tâche.

• Pour les colonnes de type montant, désactivez la mise en forme des montants dans HiPay Console avant d’effectuer l’export. Pour ce faire, cliquez sur l’icône dans le titre de la colonne, puis sur « Sans mise en forme ». Ainsi, les symboles des devises ne seront pas affichés dans le fichier CSV et les virgules seront remplacées par des points pour faciliter le traitement dans Excel. 
• Dans Excel, cliquez sur Fichier > Options > Options avancées, puis dans la section « Utiliser les séparateurs système », enregistrez votre séparateur de décimale et de milliers par défaut pour toujours utiliser le même format de montant lorsque vous ouvrirez tous vos futurs fichiers Excel, notamment vos exports HiPay.

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